Telefonservice
Mit einem Telefonservice wird ein Sekretariatsservice bezeichnet, der im Namen von einem oder verschiedenen Kunden Anrufe entgegen nimmt. Das kann z.B. der Fall sein, wenn der Kunde nicht gestört werden möchte oder vielleicht vorübergehend nicht erreichbar ist. Dann werden sämtlich eingehenden Telefonate im Namen der Firmen an genommen. Solche Bürodienste werden heute immer mehr in Anspruch genommen. Eine Anwesenheit in den Geschäftsräumen ist mit diesem Telefondienst nicht mehr notwendig.
Die Telefonistin erfährt genau, woher der Anruf kommt. Möglich ist dies durch ein spezielles Computer System. Über das geführte Gespräch können diverse Notizen gemacht werden wie beispielsweise Produkterklärungen oder auch den Ansprechpartner. Während der Telefonate können bestimmte Unternehmensdaten aufgerufen werden. Auch wichtig sind Name, Firma, Rufnummer sowie Inhalte vom Gespräch. Alle diese Daten werden in das System eingegeben.
Anschließend versendet die Telefonistin diese Daten an den Kunden. Das erfolgt entweder per sms, Fax oder email. Es gibt auch Situationen, bei denen es such um sehr wichtige oder eilige Anrufe geht. Dann ist es möglich, dass der Telefonservice solche Anrufe direkt an den oder die Kunden weiterleitet. Die Geschäftszeiten für eine solche Hotline werden meistens bereits im Vorfeld vom Büro festgelegt. Bei Abwesenheit kann ein Anrufbeantworter geschaltet werden. Der Kunde kann dann auch darauf zurückgreifen.
Ein Telefonservice ist von überall möglich, an dem ein Telefon mit Rechner zur Verfügung steht. Besonders beliebt für alle die gern von zu Haus arbeiten und Telefonate führen möchten. Vorzugsweise Telefonannahme. Das wichtigste ist dabei allerdings, das die festgesetzten Zeiten auch eingehalten werden. Zudem sollten die Telefonisten Engagement, Freundlichkeit und vor allem gut geschult sein, damit die Tätigkeit problemlos ablaufen kann.
Inzwischen lagern viele Unternehmen gerade solche Tätigkeiten aus, die nicht unbedingt im Betrieb erledigt werden müssen. Dazu gehört auch ein so genanntes Virtual Office. Oft ist diese Art Beschäftigung unter dem Begriff Outsourcing bekannt.
Antworten und eigene Erfahrungen auf die Frage zum Thema Telefonservice